2012-05-10

Geringere Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnung

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 werden mit Rückwirkung ab dem 1.7.2011 die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut.

Unter einer elektronischen Rechnung versteht die Finanzverwaltung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass eine Signatur nicht mehr vorgeschrieben ist, diese gleichwohl aber verwendet werden kann.

Elektronische Rechnungen werden nunmehr umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält. Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist nur dann gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt werden kann. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, schreibt die Finanzverwaltung nicht vor. So kann diese Prüfung durch den (manuellen) Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Unterlagen (wie z.B. Bestellung, Lieferschein, Zahlungsbeleg etc.) erfolgen. Diese Rechnungsprüfungen gehören zur routinemäßigen Praxis und somit entsteht kein zusätzlicher Aufwand. Eine gesonderte Dokumentationspflicht besteht nicht.

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