2011-11-03

Kassenrevolution statt Evolution - dicomputer und Nordmann schaffen IT-Struktur aus einem Guss

Nicht irgendein Projekt: Mit einheitlichen Stammdaten, direktem Support und Data Warenhouse-Anbindung bricht die neue IT-Lösung von dicomputer bei Nordmann konsequent mit den althergebrachten Strukturen.

Ein kleines Team aus drei Mitarbeitern beim Anwender hat die Aktion dazu zwei Jahre lang strategisch gesteuert. Bei dicomputer sind fast tausend Arbeitstage, mehr Manntage als jedes kundenspezifische Projekt zuvor, in Planung und Programmierung geflossen. Ein Projektbericht.

Der Nordmann-Einzelhandel hat zusammen mit den Getränke-IT-Experten von dicomputer in Olpe beim neuen Nordmann Kassensystem ein außergewöhnliches Getränke-IT-Projekt verwirklicht: Das Ergebnis ist ein komplett neues, serverbasiertes IT-System für die gesamte Einzelhandelsstruktur der Nordmann-Unternehmens-Gruppe; ein System, das gleichermaßen auf die Anforderungen von regiegeführten Getränkefachmärkten als auch auf die Flexibilitätsbedürfnisse der in Kooperations- und Franchisesystemen geführten GAMs zugeschnitten ist. Vom Kassierer draußen im Getränkefachmarkt bis zum Vertriebsleiter oder Controller innerhalb der komplexen Unternehmensstruktur von Nordmann- jeder am Datenprozess Beteiligte soll vom Umbruch profitieren. Denn jeder soll genau das vorfinden, was er für seine tägliche Arbeite braucht:” Nicht mehr und nicht weniger, war das Ziel”, fasst der zuständige Projektleiter bei Nordmann, André Weinert, zwei turbulente Jahre in eine knappe Aussage. Und: „Nordmann hat damit fraglos die Technologieführerschaft im deutschen Getränkehandel übernommen”, setzt dicomputer Geschäftsführer Gerhard Springob nach.

Einheitliches Kassensystem

Dabei sieht alles ganz einfach aus: Wirft jemand einen Blick in einen der 45 Nordmann-eigenen Zisch-Getränkemärkte zwischen Rügen und dem Münsterland, findet er einen zufriedenen Kassierer an einer windows-basierten Kasse vor. Einzige sichtliche Veränderung: Auf allen Kassen läuft einheitlich diKasse von dicomputer.

Und die Hardware stammt von Wincor-Nixdorf- „und nicht mehr vom Home-PC aus dem Discounter, wie in den Wildwest-Zeiten der IT immer wieder gerne genommen”, schmunzelt Weinert. „Diese Hardware kostet zwar in der Anschaffung mehr als das Doppelte, zahlt sich dann jedoch in reduzierten Ausfall- und Wartezeiten eindeutig aus. Auch die laufenden Energiekosten werden durch diese Kassen halbiert.” Im Prinzip aber funktioniert alles völlig normal: Alle gewohnten Funktionen sind vorhanden. Die Kassen sind über einen festen, verschlüsselten VPN-Tunnel via völlig herkömmlicher DSL-Leitung mit einem Server verbunden. Durch diesen schaufelt das System alle Daten umgehend auf den Server, auf dem das zentrale Warenwirtschaftssystem von dicomputer „diCommerce” als Software läuft. Außerdem steht dort das neue Auswertungsprogramm „diInfo” bereit, das der Softwarespeziallist im vergangenen Jahr für die einfache Auswertung von Bestell-, Wareneingangs- und Verkaufsdaten entwickel hat.

Hier kann jeder im Rahmen seiner Berechtigungen zugreifen und zeitlinienbezogene aber auch tagesaktuelle Auswertungen - zum Beispiel von Werbeaktionen - vornehmen. Die Daten können aggregiert, aber auch auf einzelne Märkte oder einzelne Bons bezogen aufgerufen werden. Und erstmals sind dort auch verknüpfte Auswertungen zwischen Großhandelsbezugsdaten und Einzelhandelsabsatzdaten möglich.

Zwei wesentliche Voraussetzungen müsse das System des Getränkehandels nun erfüllen, damit die dadurch entstehenden Vorteile auch wirklich genutzt werden können, betont Weinert. Auch diese klingen scheinbar selbstverständlich, haben jedoch bereits das ein oder andere eigentlich bombensicher klingende IT Projekt im Handel zum Wanken gebracht. Was man brauche, sei, so Weinert: „Erstens ein absolut stringentes Stammdatenmanagement, an das sich jeder ohne Ausnahme hält, und zweitens ein effektives Zugriffsmanagement, bei dem jeder nur die Daten sehen kann, die auf seiner und unterhalb seiner Ebene im Organigramm liegen.” Für ersteres galt es unter anderem das mächtige SAP-System von Nordmann an das Kassensystem anzubinden. „Ein Novum für dicomputer”, gibt Springob zu, „ das wir durch eine Konvertierplattform gelöst haben.”

Zukunftweisende Ausblicke

Eine besondere Herausforderung einer IT-Einzelhandels-Lösung bestand für Nordmann darin, dass die west- und ostdeutschen Märkte zu zwei verschiedenen Gruppen gehörten und bislang von zwei völlig unterschiedlichen Zentralen verwaltet wurden. Bei beiden gab es Regie- und Franchisemärkte. Hinzu kamen die rund 600 Getränkepartner-Märkte, die sich als freie Märkte dem Getränkepartner-System angeschlossen haben. IT-technisch gesprochen ein wahres Babylon an Stammdaten, Systemen, und zu wartenden Programmen. Schrittweise Ordnung zu schaffen, erschien unmöglich.

Daher wurde entschieden, statt auf schrittweise Evolution, gleich auf Revolution zu setzen. Diese brach nun vor einem halben Jahr zunächst über die eigenen und dann die Franchise-Märkte hinein: Alle Lieferanten der verschiedensten Lieferanten werden seither stringent in einheitliche Stammdaten umformatiert. Diese sind zentral im diCommerce-Warenwirtschaftsystem auf dem Server hinterlegt.

Mehr als 42000 Artikeldaten- über sämtliche Getränkemarken bis zum Sonnenschirm oder sonstige Party- oder Convenienceprodukte - sind dabei bis heute zusammengekommen. Und jeder angeschlossene Partner hat sich darüber hinaus verpflichtet, neue Produkte bei der Zentrale in Satow zu melden, und sich dafür zentrale Stammdaten geben zu lassen. „Das dauert keine 24 Stunden”, so Weinert, „das ist absolut zumutbar. Dennoch war das Staunen anfangs natürlich groß!”

Der Vorteil: Jeder weitere Partner, der dieses Produkt dann ebenfalls in sein Angebot aufnimmt, arbeitet von nun an mit den gleichen Daten, braucht diese weder anlegen noch melden. Lediglich seinen eigenen Preis muss er selbst pflegen. „Eine enorme Zeitersparnis”, betont Weinert, wobei die Unabhängigkeit der Händler dennoch vollständig gewahrt bleibe. Dies ermöglicht Auswertungen und Synergien, die früher undenkbar waren. „Aber natürlich macht es im ersten Moment auch misstrauisch”, bestätigt einer der beiden Marktleiter, die als Testmärkte für das technische System fungierten. Er habe jedoch inzwischen das Vertrauen gefasst: „Als Testkunde haben wir je erlebt, dass wirklich jeder nur auf die Daten zugreifen kann, die Ihm in der Gruppe zustehen. Kein Händler erfährt deswegen, wie viel ein anderer Händler umgesetzt hat - außer sie gehören dem gleichen Inhaber, der kann dann als Berechtigter viel zeitnäher als früher auf die Daten zugreifen.”

Genannt wird dieses Wesensmerkmal des Nordmann-Netzes „Mehrmandantenfähigkeit”. Dies bedeutet in der IT-Fachsprache: Der Marktbetreiber sieht dabei nur seinen Markt, der Betreiber einer Gruppe von Märkten alle Märkte seiner Gruppe - und autorisierte Mitarbeiter der Zentrale alle Daten. Die Daten können aggregiert, aber auch auf einzelne Märkte oder einzelne Bons bezogen werden.

Dabei muss das System natürlich auch zwischen regionalen, bundesweiten etc. Preisen unterscheiden. „ Eine definitiv einmalige Struktur in der Getränke-IT-Landschaft”, betont Norbert Scholz, Projektleiter für den Nordmann-RollOut bei dicomputer, der diese mit seinem Team umgesetzt hat.

Ein sicherer IT-Hafen auch im Umbruch

Die Entscheidung für den IT-Partner dicomputer, der in Deutschland mit diKasse im Getränkeeinzelhandel und mit mehr als 350 diCommerce-Installationen ein zentraler IT-Player bei der Warenwirtschaft im Getränkegroßhandel ist, fiel dabei völlig pragmatisch: „Wir hatten viele McLindinger-Kassen in der Gruppe, also Kassen eines Unternehmens, das dicomputer vor einigen Jahren aufgekauft hatte” so Weinert. Daher kannte man sich. „Außerdem bot das Unternehmen das gewünschte Know-how und das richtige strategische Denken, um zu versehen, welchen Weg wir bei unserer IT-Revolution einschlagen wollten. Zum Know-how gehörten dabei auch Tools wie eine gute Mobile Lösung für unsere Märkte und diInfo, das schnelle statistische Auswertungen auf alles Ebenen ermöglicht. Sonst hat man ja nichts von seinem minutenaktuellen Datenzugriff. Ich kann also sofort sehen was vor zwei Minuten in allen Märkten verkauft worden ist. Schneller geht’s nicht!”

Hinzu kämen noch „einige Schmankerl des Projekts”, um dies einmal ganz unnordisch mit den Worten von dicomputer Projektleiter Norbert Scholz auszudrücken: „Es gab eine zusätzliche Wunschliste von Nordmann, was das System noch können sollte, neben den großen technischen Zusammenhängen. Dazu gehörte unter anderem eine Ausfallsicherheit, bei der kein Bon verschwinden könne, eine Scannererfassung der Waren mit Etikettiersystem und ein flexibles System mit dem Geschenkkörbe auch samstags im größten Trubel ohne Kassenstau abgerechnet werden können.”

Beim Etikettieren kann der Marktmitarbeiter einfach mit dem Scanner der Reihe nach durch den Markt gehen, die Waren erfassen und dann werden ihm die Etiketten nach gewählter Vorlage automatisch mit den aktuellen Preisen und vor allem in der richtigen Reihenfolge ausgedruckt. Und bei den Geschenkkörben wird der Inhalt per Scanner vorab erfasst und kann dann im Ganzen ausgebucht werden.

„Wir freuen uns auf die weiteren Wünsche unserer Kunden, was neue Feautures angeht. Dieses System ist so flexibel, es leistet alles - außer Abstürze”, präsentiert Scholz ein Novum des Projekts, das ganz besonders auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter vor Ort eingeht. Und wenn doch einmal etwas nicht funktioniert wie es soll, können die Bildschirme der Hotline und die der Kasse vor Ort zusammengeschaltet werden, sodass entweder direkt vom IT-Service per Fernwartung geholfen werden kann oder dem Mitarbeiter erklärt werden kann, wie er wieder in den normalen, entspannten Betrieb kommt.

Gerade bei der Einführung des Systems konnten so auch kurze Nachschulungen direkt an der Kasse gemacht werden. „Denn unsere Marktleiter und ihre Mitarbeiter sollen sich um das kümmern können, was ihr Kerngeschäft ist: Um Sortiment und Kunden. Das ist unser Ziel”, betont Nordmann-Chef-Stratege Weinert. „Und mit diesem großartigen System ist die IT mit unserem Ziel eins zu eins kompatibel. Denn der Betreiber des Getränkeabholmarktes braucht heute mehr als nur eine Kasse zur Umsatzerfassung - er muss in der IT sein Geschäft abgebildet haben.” (MiLW)